L’e-mail existe depuis les premiers jours d’Internet et précède même le World Wide Web. Bien qu’il soit incroyablement rapide et efficace, l’e-mail n’est pas un moyen de communication garanti.
8 raisons pour lesquelles vous ne recevez peut-être pas d’e-mails
Parlons de la triste nouvelle du décès de Ray Tomlinson, à l’âge de 74 ans. La plupart des gens pourraient se demander « Qui est-il ? » et pourtant, il est considéré comme l’inventeur du courrier électronique et l’homme qui a choisi le symbole @ pour permettre aux gens d’envoyer des messages de personne à personne à d’autres utilisateurs d’ordinateurs sur d’autres serveurs. Aujourd’hui, à l’ère du numérique, la forme de communication la plus courante est le courrier électronique, avec plus de 200 milliards d’e-mails envoyés chaque jour !
Le courrier électronique existe depuis les premiers jours de l’internet et a même précédé le World Wide Web. Bien qu’il soit incroyablement rapide et efficace, le courrier électronique n’est malheureusement pas un moyen de communication garanti. Les choses peuvent s’égarer, ce qui peut entraîner la perte de commandes et des relations tendues. Le pire, c’est que vous ne le saurez que lorsqu’il sera trop tard et que vous aurez perdu une communication ou, pire encore, une opportunité. Mais avant de supposer que vous avez un problème systématique, il y a un certain nombre de vérifications simples que vous pouvez faire avant…
Si vous constatez que vous ne recevez pas d’e-mails, consultez la liste de contrôle ci-dessous pour connaître les raisons les plus courantes de ce problème :
Ne pas prévoir assez de temps
Bien que l’on pense généralement que l’e-mail est une forme de communication instantanée, ce n’est pas toujours le cas. Si vous attendez un courriel, vous ne devez pas supposer qu’il vous parviendra immédiatement. Votre courriel peut être relayé par plusieurs sauts d’un serveur à un autre avant d’arriver sur votre serveur. Dans la plupart des cas, le courrier électronique est transmis très rapidement, mais il peut parfois prendre plusieurs heures avant d’arriver, alors prévoyez toujours un délai suffisant avant de le poursuivre.
Problèmes de connexion
Parfois, la raison pour laquelle les e-mails ne sont pas reçus est un problème plus large. Par exemple, s’il y a un problème de connexion Internet dans le bâtiment ou avec la connexion de l’expéditeur ou un problème de connectivité plus large qui pourrait nécessiter un dépannage informatique en profondeur. Vous pouvez vérifier si d’autres personnes de votre organisation ont des problèmes de courrier électronique ou d’accès au Web afin d’écarter cette possibilité.
L’expéditeur n’a pas l’adresse électronique correcte
Il est très facile pour de petites erreurs d’empêcher l’envoi correct d’un courriel. Si vous avez fourni votre adresse électronique à l’expéditeur par téléphone, il est possible qu’il l’ait mal saisie. Tout le monde ne respecte pas les mêmes formats d’adresse.
L’e-mail a été enregistré comme brouillon par erreur
Il est également possible que l’expéditeur ait enregistré l’e-mail comme brouillon au lieu de l’envoyer. Même s’il se trouve dans le dossier « Éléments envoyés », cela ne signifie pas nécessairement qu’il a été envoyé correctement et qu’il a quitté les systèmes et les filtres de messagerie.
Les e-mails sont marqués comme SPAM
Les bons fournisseurs de services de messagerie disposent de filtres SPAM sophistiqués qui détectent les e-mails légitimes et ceux qui ne le sont pas. Cependant, ils ne sont pas toujours fiables à 100 % et il arrive que des courriels légitimes soient pris dans le filet. Pour éviter cela, vous devriez vérifier si les courriels de personnes que vous connaissez sont déplacés vers votre dossier SPAM et, le cas échéant, les marquer comme sûrs.
Les courriels contiennent une pièce jointe
Les courriels qui contiennent des pièces jointes peuvent parfois être bloqués également. Bien que les types de fichiers courants tels que les documents Word, les PDF et les feuilles de calcul Excel passent généralement bien, ils peuvent parfois poser problème. Lorsque les documents Word/Excel contiennent des macros, ils sont bloqués, mais c’est pour une bonne raison : il existe un risque réel que des logiciels malveillants soient introduits clandestinement par le biais des macros. Dans le cas de pièces jointes volumineuses, il est fortement recommandé d’utiliser une application de transfert de fichiers sécurisée plutôt que de les compresser. En effet, les fichiers ZIP peuvent être utilisés pour livrer et décompresser des logiciels malveillants tels que CryptoLocker et CryptoWall.
L’e-mail est envoyé à une adresse de groupe
Si votre entreprise utilise des adresses de groupe telles que sales@ ou support@, il est possible que l’e-mail ait été envoyé à ces adresses plutôt qu’à votre boîte de réception personnelle. Vérifiez qui d’autre fait partie de ce groupe, car il est possible qu’ils l’aient reçu.
Paramètres Outlook
Vous devez vérifier que vous n’avez pas défini de règles Outlook qui pourraient déplacer ou bloquer l’e-mail ou le mettre en quarantaine. Vérifiez vos dossiers de courrier indésirable et d’encombrement pour voir si certains e-mails y sont déplacés. Si c’est le cas, c’est souvent parce qu’ils contiennent des mots SPAM ou des pièces jointes auxquels Outlook ne fait pas confiance, ou parce que Clutter tente de « désencombrer » votre boîte de réception en « apprenant » ce que vous voulez et ne voulez pas. Vous pouvez même demander à l’expéditeur de n’envoyer qu’un courriel vide pour vérifier s’il arrive bien. L’e-mail n’est pas seulement un problème lorsque vous ne recevez pas de messages. C’est tout aussi problématique si les e-mails que vous envoyez n’arrivent pas à destination.
Les erreurs d’orthographe dans les adresses électroniques sont une raison très courante pour laquelle les courriels ne sont pas envoyés. Il est très facile d’omettre une lettre ou un point dans une adresse électronique, ce qui fait qu’elle ne sera pas transmise à l’expéditeur.