De nombreux utilisateurs d’Office ont des difficultés à comprendre ce qu’est réellement Microsoft Office 365. Il est souvent assimilé au produit Office « classique ». Les utilisateurs supposent donc qu’ils reçoivent simplement Word, Excel et PowerPoint, etc. « depuis le nuage ». Mais cet aspect s’accompagne précisément de nouveaux avantages supplémentaires. Nous vous expliquons de quoi il s’agit.
Quelle est la différence ?
Office 365 fournit certes le pack Office proprement dit, mais il ne représente qu’une partie des fonctionnalités proposées. Le véritable avantage est souvent sous-estimé, voire totalement ignoré. On pense personnellement qu’Office 365 crée une direction intégrale et stratégique au sein de l’entreprise. Outre des fonctions telles que Exchange Online, SharePoint Online ou Skype for Business Online, Office 365 permet d’assurer des fonctions de sécurité, d’analyser des données, de travailler sur des projets, de communiquer en temps réel, d’utiliser les réseaux sociaux et bien plus encore.
Qu’est-ce qui motive l’abonnement à un service en nuage comme Office 365 ?
Il existe toute une série de raisons. En voici quelques exemples : Une entreprise souhaite se concentrer sur son activité principale qui génère des revenus. Dans très peu d’entreprises, il s’agira de la mise en place et de la maintenance d’une infrastructure informatique extrêmement complexe.
Qu’est-ce que Microsoft Office 365, et pourquoi devrais-je l’utiliser ?
Il est trop coûteux pour l’entreprise de fournir ce type d’infrastructure avec une haute disponibilité et des opérations sans faille. Une entreprise ne dispose pas des ressources humaines nécessaires pour exploiter une infrastructure informatique complexe. Une entreprise souhaite réduire les coûts, par exemple pour les licences de logiciels, la capacité de stockage pour d’innombrables boîtes aux lettres et les archives correspondantes. Une entreprise est déterminée à utiliser en permanence la dernière version d’un logiciel, mais ne veut pas faire l’effort de s’assurer que les dernières mises à jour sont toujours installées dans son infrastructure informatique. Une entreprise envisage de collaborer avec des personnes extérieures sans s’exposer à des dépenses supplémentaires pour les licences ou à des problèmes de sécurité.
Il ne s’agit là que d’une petite sélection de cas d’application standard. Un nombre bien plus important de scénarios est envisageable si l’on considère l’étendue des fonctionnalités offertes par Office 365. La question de savoir si Office 365 répond aux besoins d’une entreprise ne peut être résolue que sur la base d’une connaissance approfondie des fonctionnalités disponibles, des restrictions éventuelles, des efforts à fournir, de la complexité de l’intégration et d’un aperçu des coûts.
Pourquoi les entreprises devraient-elles utiliser Office 365 ?
Cela nous ramène à la question de savoir pourquoi Office 365 devrait être mis en œuvre. Fournir une réponse définitive à cette question dépasserait le cadre de cet article. Vous pourriez écrire un livre entier sur le sujet ! Nous allons donc choisir un seul exemple. Prenons l’exemple d’une entreprise de taille moyenne du secteur automobile. Bien entendu, cette entreprise est également tributaire d’une bonne infrastructure informatique. Il s’ensuit donc que des ressources, des technologies et un budget seront mis à disposition afin de créer un environnement informatique adéquat. Outre le fait qu’il doit être sûr, actuel et hautement disponible, il doit également être facile à entretenir. Nous allons maintenant prendre comme exemples les questions de maintenance et de monnaie. Les indicateurs pour ces deux domaines pourraient être les suivants :
Maintenance
- On doit assurer la maintenance de mes systèmes afin de fournir une protection proactive contre les temps d’arrêt.
- On doit entretenir mes systèmes afin d’assurer leur fonctionnement performant.
- On doit assurer la maintenance de mes systèmes pour les protéger contre les failles de sécurité.
Qu’en est-il des devises ?
Il ne s’agit pas seulement de gérer les mises à jour ou les correctifs de sécurité. Il s’agit plutôt de créer un lieu de travail moderne. De nos jours, certains étudiants ou apprentis disposent d’un meilleur matériel et de meilleurs logiciels que bon nombre d’entreprises. De nombreuses universités fournissent gratuitement à leurs étudiants un nouveau pack Office. Même Office 365 commence à faire son entrée dans la vie universitaire.
Comment cela va-t-il influencer notre entreprise de taille moyenne ?
C’est très simple : Les étudiants d’aujourd’hui attendent sur leur lieu de travail un équipement technique de qualité similaire à celui dont ils disposent à la maison. Chaque jeune professionnel et chaque nouvel employé, qu’il ait été étudiant ou apprenti auparavant, souhaite travailler dans une entreprise moderne et innovante. Très souvent, les conversations lorsqu’on partage un verre après le travail sont les mêmes que celles qu’auraient des enfants de cinq ans dans la cour de récréation : « Quel téléphone as-tu reçu de ton employeur ? », « Quelle version d’Office utilises-tu ? ». Et qui ne veut pas marquer des points ici en tant qu’employeur attractif ?
MS Office 365, De quoi s’agit-il ?
Ce n’est qu’un côté de la médaille. Un autre côté place l’entreprise devant un défi encore plus difficile à relever. En effet,
- Comment introduire une solution « Bring Your Own Device » (BOYD) sans que cela ne prenne une éternité ?
- En combien de temps puis-je déployer le nouveau bureau, et sera-t-il alors compatible avec mon backend ?
- De quelles ressources et de quel budget aurai-je besoin pour gérer ces projets ?
Il existe de nombreux arguments en faveur du nouveau logiciel, et ces exemples n’en sont que deux. Voir https://evok.com/fr/antispam-antivirus-microsoft-365/ pour en savoir plus sur le sujet !