Déménager dans un nouveau bureau est un processus tout aussi complexe que de déménager dans une nouvelle maison. Vous devez emballer des meubles volumineux et encombrants, des appareils électroniques difficiles à emballer et plusieurs pièces remplies de bibelots. Et en général, il n’y a pas beaucoup de temps pour tout faire (vous ne pouvez pas vraiment arrêter les opérations pendant une semaine pour faire le tri).
Conseils pour le déménagement dans un nouvel espace de bureau
Un déménagement de bureaux représente beaucoup de travail, quelle que soit la taille de votre entreprise. Si vous tentez d’en effectuer un, suivez ces conseils pour que le processus se déroule aussi bien que possible.
Commencez à planifier tôt
Il n’est pas possible d’improviser lorsqu’il s’agit de déménager dans de nouveaux locaux. Vous devez commencer le processus de planification dès le début, en répartissant qui fera quoi, comment et quand. Sinon, vous risquez de vous retrouver dans l’embarras à la dernière minute, et personne n’a envie de passer la nuit au bureau à ranger des agrafeuses dans une boîte ou à essayer de comprendre comment préparer une douzaine d’imprimantes massives pour le transport. En plus de planifier la façon dont vous allez tout préparer pour le jour du déménagement, vous devez également avoir un plan pour savoir où iront les choses lorsque vous arriverez dans votre nouveau bureau. Utilisez un plan pour déterminer l’agencement des bureaux et des espaces communs, ainsi que les nouveaux besoins que vous pourriez avoir. Vous devrez probablement prévoir au moins quelques mois pour planifier efficacement le déménagement de votre bureau et quelques mois pour tout installer et tout préparer. N’oubliez pas non plus de prévoir votre budget de déménagement, car il est important de savoir combien vous pouvez dépenser.
Nommez un responsable du déménagement
Même si vous allez vous répartir le travail, il est important de désigner un responsable du déménagement qui pourra faciliter et suivre chaque étape pour s’assurer que les choses avancent. La personne la mieux placée pour cela est généralement un assistant administratif, mais vous pouvez aussi choisir de nommer une personne ayant une expérience des déménagements commerciaux.
Faites des recherches pour trouver la meilleure entreprise de déménagement
Nous vous recommandons toujours de faire des recherches et d’obtenir des devis auprès d’au moins trois entreprises de déménagement professionnel avant de réserver votre déménagement, mais comme un déménagement de bureau peut coûter très cher, très rapidement, il est préférable d’en envisager deux de plus. Si vous disposez d’un budget suffisant, prévoyez d’engager une entreprise de déménagement à service complet – elle se chargera de l’emballage, du chargement, du déchargement et du déballage.
Demandez à votre entourage de vous recommander des entreprises de déménagement qui ont de l’expérience dans le domaine des déménagements de bureaux, car vous voulez être sûr de n’engager qu’une entreprise qui a fait ses preuves dans ce domaine. Pour obtenir le devis le plus précis possible, demandez à un représentant de chaque entreprise de venir dans vos locaux et de voir l’ampleur du travail. Avec des travaux de ce type, il ne suffit pas de décrire ce qui doit être fait par téléphone.
Toute entreprise de déménagement que vous engagez pour votre déménagement commercial doit être agréée et assurée. Consultez une annuaire des entreprises de déménagement pour obtenir une liste de déménageurs réputés.
Confiez à chacun la tâche d’emballer son propre bureau.
Même si vous faites appel à une entreprise de déménagement pour s’occuper du gros du travail, il sera très utile que chacun soit responsable de son propre espace de travail. Prévenez vos employés de la date à laquelle ils devront avoir emballé leur bureau et encouragez-les à le faire un peu à la fois pour que personne n’essaie de tout emballer à la dernière minute. Il se peut que vous deviez accorder à votre équipe quelques heures de congé la veille du déménagement pour qu’elle puisse ranger ses bureaux.
N’oubliez pas l’informatique
L’une des plus grandes complications inhérentes au déménagement dans de nouveaux locaux est la déconnexion et la reconnexion de toute votre technologie. Dès que vous connaissez la date de votre déménagement, demandez à votre service informatique de préparer un plan de transfert de tous les équipements techniques de votre bureau. Cela comprend les ordinateurs, les serveurs et les téléphones, ainsi que vos données et vos plans Internet. Il s’agit d’une tâche importante, que vous ne pouvez pas confier aux déménageurs. Il est donc essentiel que votre équipe s’y attelle le plus tôt possible. Si vous devez vous débarrasser de certaines pièces d’équipement, établissez un plan pour les recycler ou les donner. Elles sont toutes des organisations à but non lucratif qui acceptent les technologies usagées et les donnent là où elles sont le plus utiles. Dans certains cas, il n’est même pas nécessaire que l’équipement soit en état de marche. Si vous envisagez de recycler des équipements inutiles, consultez les ressources de l’EPA pour savoir où et comment le faire correctement.
Maîtrisez les règles du bâtiment
À moins que votre entreprise ne soit propriétaire du bâtiment que vous quittez ou dans lequel vous emménagez, vous devrez vous renseigner sur toutes les règles du bâtiment relatives au déménagement. Il se peut que vous ne soyez autorisé à déménager qu’en dehors des heures de bureau ou que vous deviez faire une demande spéciale pour utiliser l’ascenseur de service. Obtenez ces règles auprès de la direction du bâtiment le plus tôt possible, car elles détermineront la logistique du déménagement.