Alternative à Hosted Exchange

L’e-mail n’est pas prêt de disparaître. Malgré l’adoption croissante de plateformes de communication basées sur la collaboration, telles que Microsoft Teams ou Slack, 86 % des professionnels préfèrent utiliser le courrier électronique à des fins professionnelles. La façon dont les entreprises hébergent, stockent et distribuent leur courrier électronique est le domaine qui a subi une transformation massive. Les entreprises délaissent les coûteux serveurs de messagerie sur site utilisant des produits tels que Microsoft Small Business Server et se tournent vers le cloud avec des solutions de messagerie hébergées. Les entreprises de toutes tailles ont compris qu’il était judicieux d’opter pour une solution SaaS (Software-as-a-Service) hébergée, évolutive et sécurisée, avec un temps de fonctionnement garanti et une tarification flexible par utilisateur.

Qu’est-ce qu’un service de messagerie hébergé ?

L’exploitation de serveurs de messagerie en interne permet aux petites et moyennes entreprises (PME) d’avoir un meilleur contrôle et une plus grande personnalisation, ainsi que le suivi et la conformité. Mais ils nécessitent un personnel informatique spécialisé sur site, ainsi que la gestion et le support manuels du matériel et des logiciels. Un service de messagerie hébergé par un tiers offre de nombreux avantages de la messagerie interne sans l’investissement initial coûteux. La possibilité de gérer le nombre d’utilisateurs, d’accéder aux derniers protocoles de sécurité et de profiter de la facilité de connectivité et de déploiement des solutions hébergées en fait une option viable et compétitive.

Même les entreprises disposant d’un personnel informatique dédié sur place ont compris l’intérêt de transférer leur service de messagerie. Parmi les avantages, citons le coût moyen par personne, la sécurité de pointe, le stockage bon marché des e-mails et la simplicité de la connectivité et du déploiement. Bien que ces avantages soient valables pour la plupart des entreprises, il existe non seulement des exceptions, mais aussi des  » pièges  » cachés que vous devez rechercher avant de choisir un fournisseur de messagerie hébergé dans le nuage.

Connaissez vos coûts et vos utilisateurs

Le coût est probablement le facteur le plus populaire pour les entreprises qui transfèrent leur messagerie vers le cloud. En moyenne, c’est tout simplement moins cher par utilisateur si l’on tient compte non seulement du coût du matériel de serveur et de la connectivité, mais aussi des produits de sécurité supplémentaires et du personnel compétent nécessaire pour les gérer. Mais il y a aussi le menu des options à la carte.

Le courrier électronique hébergé fait souvent partie d’un autre service, comme l’hébergement Web ou l’infrastructure en tant que service (IaaS). Comme cela signifie qu’il y aura de nombreux extras disponibles avec ces services, il est inévitable que vous payiez pour ces extras d’une manière ou d’une autre. Leur achat entraîne généralement une légère augmentation du prix par utilisateur. De nombreuses entreprises constatent qu’une fois qu’elles ont sélectionné tous les « suppléments optionnels » dont elles ont besoin, le prix final peut souvent atteindre 10 € ou plus par utilisateur. Cela peut commencer à faire beaucoup pour les grandes équipes. C’est un peu comme l’achat d’un abonnement au câble : il faut parfois payer pour les chaînes dont on ne veut pas pour obtenir les quelques chaînes dont on a besoin. Il y a aussi le vieil adage selon lequel « vous en avez pour votre argent » lorsqu’il s’agit de qualité. C’est presque toujours vrai lorsqu’il s’agit de choisir un hôte de messagerie.

Le revers de la médaille est la spécialisation.

De nombreux opérateurs pensent que les services de courrier électronique hébergés sont surtout utiles aux entreprises qui ne s’intéressent qu’à l’utilisation du courrier électronique à usage général et que toute application spécialisée nécessite un déploiement en interne. Cela peut être vrai en fonction de l’application, mais pas forcément en fonction des capacités offertes par le fournisseur de messagerie hébergée. L’email marketing en est un bon exemple. Certains fournisseurs de messagerie hébergée ainsi que les professionnels dans le domaine du Hosted Exchange proposent des suites de services spécialement destinées aux spécialistes du marketing par e-mail, dont beaucoup peuvent envoyer des milliers d’e-mails par mois, en se concentrant moins sur la communication que sur le marketing. Ces fournisseurs de services ne se limitent pas au volume, car ils proposent également des outils de création d’e-mails personnalisés et des mesures de marketing et de suivi sophistiquées.

Les habitudes d’utilisation de l’e-mail évoluent également

Outre les utilisations spécialisées de l’e-mail, vous devez étudier la manière dont vos utilisateurs utilisent l’e-mail au quotidien. L’e-mail a parcouru un long chemin en 40 ans et la façon dont les gens l’utilisent a considérablement évolué. C’est important car cela aura un impact sur les outils et les fonctionnalités que vous devez rechercher dans le logiciel client de votre fournisseur de messagerie hébergée. Certes, Microsoft Outlook reste le client de messagerie sur site le plus populaire, mais un nombre croissant d’utilisateurs d’aujourd’hui optent pour d’autres clients de messagerie, tels que Thunderbird, ou pour des clients tout-web, tels que Gmail, très populaire chez Google. Ces clients peuvent être très sophistiqués et, en fonction de ce que font vos utilisateurs avec la messagerie, ils peuvent avoir un impact important sur votre processus commercial quotidien.

La tendance à la « boîte de réception zéro », qui se développe rapidement, en est un exemple. Elle est connue sous plusieurs noms, mais elle fait référence à la pratique consistant à maintenir le nombre d’e-mails stockés dans votre boîte de réception à zéro. En gros, il s’agit de traiter chaque courriel au fur et à mesure qu’il arrive, puis de le supprimer ou de l’archiver afin que votre boîte de réception soit toujours vide. Cela se résume à un changement fondamental dans la façon dont les utilisateurs utilisent leur boîte aux lettres électronique. Voir https://www.swisscom.ch/fr/business/enterprise/offre/new-work/microsoft-cloud-services.html pour en savoir plus !