Qu’il s’agisse de jeter les bases de l’organisation ou de planifier le long terme, les experts en informatique donnent leur avis sur la manière de faciliter et de réussir cette transformation difficile de l’entreprise.
5 conseils pour choisir et mettre en œuvre un système ERP
Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont l’épine dorsale des entreprises modernes. L’agilité offerte par un système ERP moderne, soutenu par des processus d’entreprise bien rodés, peut aider toute entreprise à être compétitive dans l’environnement commercial actuel, qui a été gravement affecté par les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ainsi que par les perturbations des opérations commerciales traditionnelles dues au travail à domicile des employés en raison du COVID. Si votre entreprise a bricolé des solutions ponctuelles ou s’est contentée d’une ancienne plate-forme ERP sur site, il est peut-être temps d’investir dans une refonte du mode de fonctionnement de votre entreprise.
La mise en œuvre ou la migration d’un ERP peut être une perspective décourageante, en particulier pour les organisations dont les processus d’affaires archaïques sont adaptés aux fonctionnalités limitées de leur plate-forme d’entreprise actuelle. Les conseils suivants peuvent toutefois aider les entreprises à choisir le bon fournisseur d’ERP et à mettre en œuvre le nouveau système avec un minimum de difficultés et un maximum de succès.
1. Préparer le terrain pour l’organisation
Avant d’entamer le processus de sélection du fournisseur, les entreprises doivent d’abord préparer le terrain en s’attaquant d’emblée aux problèmes politiques, organisationnels, de gestion du changement et de gouvernance. Chaque organisation connaît des luttes de pouvoir et des problèmes politiques liés aux différents mandats et pressions auxquels sont soumis ses divers groupes. Un exemple classique ? La lutte entre les praticiens de la sécurité informatique et l' »informatique fantôme », dans laquelle les secteurs d’activité déploient des technologies sans l’approbation explicite du service informatique. Il y a aussi la nature humaine qui est à l’origine du changement, certaines personnes essayant de faire évoluer l’entreprise, tandis que d’autres se montrent plus résistantes au changement, craignant que les nouvelles technologies ne perturbent leur travail quotidien, voire ne leur fassent perdre leur emploi.
La mise en œuvre d’un ERP étant si profonde et ayant un impact sur tous les aspects de l’entreprise, les sociétés doivent résoudre les problèmes politiques avant d’aller de l’avant. Elles doivent mettre en place des processus de gestion du changement, répondre aux préoccupations des employés par la transparence et la formation, et résoudre les questions de gouvernance.
- À qui appartient l’ERP ?
- Si vous passez à un modèle SaaS, qu’advient-il de l’informatique interne ?
Il faut répondre à ces questions avant de faire appel à des fournisseurs potentiels.
2. Révisez vos processus
La mise en œuvre d’un nouveau système ERP est une excellente occasion de repenser – et d’optimiser – le fonctionnement de votre entreprise. Il ne faut pas se contenter de dresser une liste des processus opérationnels actuels et d’essayer de les reproduire dans un nouveau système ERP. Au contraire, les entreprises devraient utiliser un déploiement ou une migration ERP comme une partie essentielle de leurs efforts de transformation numérique. Selon une analyste, les entreprises devraient envisager des exercices tels que le design thinking ou le journey mapping pour explorer des moyens nouveaux et créatifs d’améliorer les processus métier. Les organisations devraient également ouvrir le processus de brainstorming pour inclure non seulement les chefs de service, mais aussi les utilisateurs finaux, voire les clients et les partenaires.
3. Mettez de l’ordre dans vos données
Les entreprises qui s’apprêtent à consolider une variété de produits ponctuels, d’applications maison ou un ancien système ERP en une plateforme ERP moderne et complète doivent se demander si leurs capacités de collecte de données sont à la hauteur.
Comme le dit un autre, analyste, « quelle est la robustesse de la source d’information à partir de laquelle la solution peut obtenir des informations, afin de fournir une version unique de la vérité. » Cela est particulièrement important car les entreprises sont aux prises avec des problèmes de chaîne d’approvisionnement et doivent avoir un aperçu en temps réel des systèmes de bout en bout qui peuvent englober de multiples fonctions telles que les sites de commerce électronique, les ventes, la facturation, la fabrication, la gestion des stocks, la livraison, l’assistance ou le service client.
4. Se concentrer sur les exigences commerciales essentielles
Les entreprises veulent certainement agir rapidement pour commencer à récolter les avantages du nouveau système ERP dès que possible, mais on prévient qu’il vaut mieux prendre le temps de bien choisir le fournisseur que de se précipiter dans quelque chose que l’on pourrait regretter par la suite.
Lorsqu’elles entreprennent de sélectionner un fournisseur, les grandes entreprises arrivent souvent avec une liste de dizaines et de dizaines d’exigences commerciales. Et la plupart des fournisseurs vous diront qu’ils peuvent toutes les satisfaire. On recommande de prendre le temps de réduire cette liste à quelques processus métier essentiels qui ont une fonctionnalité unique ou qui constituent un facteur de différenciation important pour l’entreprise. Elle ajoute que les entreprises doivent demander aux fournisseurs ce qu’il faudrait faire pour améliorer ces fonctions critiques en termes de coût, de temps, de complexité et de formation.
5. Planifier l’avenir
On souligne que la sélection d’un fournisseur qui fournira les mêmes fonctionnalités que celles dont vous disposez actuellement n’est jamais suffisante, en particulier lorsque vous migrez vers un nouveau système.Voir https://geneve.news/quel-erp-choisir-pour-sa-pme-geneve/ pour en savoir plus !