Les enjeux du partage de fichiers pour les entreprises

Tout ce que vous devez savoir sur le partage de fichiers pour les entreprises, des méthodes de transfert aux stratégies et outils permettant d’assurer la sécurité. À l’heure actuelle, la plupart des entreprises ont abandonné le papier au profit des fichiers numériques, tirant ainsi parti d’un stockage sans papier et de flux de travail plus efficaces.

Partage de fichiers et sécurité des entreprises : Ce que vous devez savoir

Le partage de fichiers a ses inconvénients : il peut être facile de se perdre dans les multiples versions d’un document, tandis que les mesures de sécurité sont souvent loin d’être idéales, mettant potentiellement en danger les données sensibles. Dans cet article, nous allons voir comment faire en sorte que le partage de fichiers concilie sécurité et facilité d’utilisation pour accroître l’efficacité de la main-d’œuvre moderne.

Pourquoi la sécurité du partage de fichiers est-elle importante pour les entreprises ?

Une tendance croissante est apparue ces dernières années, les milléniaux ayant modifié les attentes de ce que devrait être un lieu de travail. Même avant Covid-19, on estime que 43 % des employés Suisses travaillent régulièrement à distance.

En raison du travail à domicile imposé par la pandémie de Covid-19, le télétravail est rapidement devenu essentiel pour que les entreprises continuent à fonctionner efficacement. Dans de nombreux cas, cela a démontré la viabilité de la mise en œuvre universelle du travail à distance, en modifiant les perceptions de ce que signifie fonctionner dans un lieu de travail moderne. L’une des principales raisons pour lesquelles une telle transition sismique est si efficace est le niveau de technologie disponible pour faciliter ces changements. La visioconférence et le partage de fichiers permettent de tenir des discussions en temps réel, indépendamment de la présence physique au bureau, ce qui réduit les coûts pour l’entreprise et donne au personnel plus de liberté pour sculpter son équilibre entre vie professionnelle et vie privée, d’où une amélioration du bien-être et de la productivité.

Cependant, les changements rapides peuvent souvent entraîner des risques nouveaux ou accrus pour la sécurité. Par exemple, les risques d’accès à des fichiers sur des appareils personnels non sécurisés ou de perte ou de vol d’appareils sont beaucoup plus élevés. Ces deux situations peuvent entraîner une violation des données et nuire aux relations de l’entreprise avec ses clients et ses partenaires.

Types de partage de fichiers

Stockage USB

Les lecteurs physiques peuvent constituer une bonne option pour les fichiers volumineux, mais le processus de transfert hors ligne ne peut être réalisé que sur un seul appareil à la fois et le dispositif USB ne conserve aucune trace des appareils sur lesquels les données ont été transférées. L’option de stockage physique présente également un autre risque : le dispositif lui-même peut être égaré, volé ou endommagé, rendant les données irrécupérables. Il peut également s’agir d’une erreur coûteuse à commettre. En 2018, un aéroport a été condamné à une amende après qu’un membre du public a trouvé une clé USB égarée contenant des informations sensibles.

Courriel

Dans sa forme la plus simple, les pièces jointes des e-mails sont une forme de partage de fichiers. La taille des fichiers est souvent limitée, ce qui rend cette méthode inefficace. Pire encore, si un document est partagé, plusieurs fils de discussion contenant différentes versions des mêmes documents peuvent entraîner une confusion et l’égarement des fichiers. Le courrier électronique est également une cible courante pour les cybercriminels. Sans une sécurité efficace des points d’accès, le partage de fichiers par courrier électronique peut entraîner une violation des données.

FTP

Le protocole de transfert de fichiers (FTP) est un moyen simple et efficace de transférer des fichiers volumineux, tels que des archives. Cependant, il n’est pas très dynamique et ne convient pas à la gestion de documents collaboratifs.

P2P

Le partage de fichiers de pair à pair (P2P) peut encore avoir une réputation douteuse en raison de ses liens avec le piratage de musique, mais ce format est en fait une méthode très sûre de partage de fichiers privés au sein d’un groupe. Plutôt que d’utiliser un serveur central, les transferts de fichiers P2P sont partagés entre les connexions réseau d’un petit groupe. Les fichiers restent ainsi privés, mais ils sont souvent lents et ne sont pas utiles pour les projets collaboratifs.

Nuage

Les services de cloud hébergent les fichiers sur un dépôt central à partir duquel d’autres utilisateurs peuvent y accéder. Bien qu’ils soient hébergés par un tiers, les autorisations d’accès peuvent être contrôlées pour que les documents restent protégés.

Outils de collaboration pour les documents

L’hébergement par un tiers permet bien plus que le stockage et la facilité d’accès. En hébergeant les documents d’un projet de manière centralisée, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même fichier. Ce type d’accès partagé signifie qu’une véritable collaboration est possible à partir d’une série d’appareils et de sites distants.

Avantages des outils de partage de fichiers pour les entreprises

Si les pièces jointes aux courriels et le stockage USB ont été la norme pendant de nombreuses années, la transformation numérique des lieux de travail a mis en évidence les failles de ces méthodes de partage de fichiers. Les services basés sur le cloud et les plateformes de gestion de projet permettent de relever ces défis. Ces outils de partage de fichiers permettent d’améliorer la sécurité et la productivité, beaucoup d’entre eux offrant des fonctionnalités utiles telles que :

• La possibilité pour plusieurs utilisateurs de collaborer simultanément sur un même document.
• Le transfert sécurisé de fichiers
• L’accès en ligne aux dernières versions des documents.

Gestion de projet et collaboration

Bien que le travail mobile soit populaire, l’une des principales préoccupations qui ont rendu les entreprises réticentes à son utilisation à grande échelle est la restriction de l’efficacité de la communication, ce qui rend la réalisation de projets particulièrement difficile. Voir ce site https://evok.com/fr/partage-de-fichiers-pour-entreprise-eefs/ qui vous en dira plus sur le partage de fichiers pour entreprises