Questions sur la GED ?

Dans un premier article sur le recrutement d’un consultant en gestion de documents, nous avons  mis en évidence les points à prendre en compte avant de prendre cette décision. Les directives fournies avaient pour but de vous aider à mieux comprendre les besoins de votre projet et à obtenir quelques informations de base sur votre projet avant de parler à un consultant.

Les questions que posera votre consultant en gestion de documents

Aujourd’hui, nous souhaitons vous donner plus de détails sur la collecte de ces informations avant de rechercher un consultant en gestion documentaire. Vous pouvez également utiliser ces informations en interne pour vous aider à identifier vos problèmes de gestion documentaire.

Les pierres d’achoppement à éviter

Tout d’abord, abordons les principales pierres d’achoppement de tout projet de gestion documentaire :

Le nombre d’utilisateurs ou de licences de « siège » :

Les fournisseurs et le consultant en gestion documentaire s’intéresseront au nombre de personnes qui utiliseront le système. Essayez d’obtenir un compte exact des utilisateurs, qui peuvent être tous les membres du service/de l’entreprise ou seulement un groupe limité de personnes. Par exemple, si vous souhaitez que les personnes qui n’ont pas d’ordinateur (ouvriers d’usine) aient un accès limité, vous pouvez demander une licence de type kiosque pour un poste de travail public.

Nombre de fichiers électroniques :

Cet élément est d’un intérêt primordial pour tout consultant et fournisseur de gestion de documents. Le « nombre » est souvent exprimé en gigaoctets, et non en nombre réel de fichiers. Vous devrez demander à votre service informatique de produire des rapports sur ce point pour chaque service participant à l’étude. Cependant, vous pouvez choisir de ne pas tout migrer en une seule fois, alors parlez à votre consultant en gestion de documents des options de migration des fichiers électroniques. De plus, considérez les fichiers électroniques comme étant de deux types : les fichiers existants qui sont stockés quelque part et les fichiers qui sont créés chaque jour par chaque département.

Nombre de documents papier :

Si les documents papier font partie de l’étude, ou en sont la raison principale, il s’agira d’une information importante à collecter. Il y a deux types de documents papier à prendre en compte : ce qui existe déjà dans les armoires et les salles de classement et le nombre de documents papier créés chaque jour par chaque service.

La gestion des documents :

Si votre projet consiste à intégrer la gestion des dossiers dans un « système » afin de pouvoir détruire les documents/les dossiers selon le calendrier prévu, vous aurez d’abord besoin d’un calendrier de conservation des dossiers. Si vous n’en avez pas, le projet ne pourra pas vraiment progresser au niveau de la gestion des documents tant que le calendrier de conservation n’aura pas été établi.

Flux de travail :

Il s’agit de l’automatisation d’une tâche manuelle, comme l’obtention d’une approbation pour quelque chose comme une facture dans les comptes fournisseurs. Le flux de travail peut se produire dans chaque service et deviendra un élément d’information important pour le consultant et le fournisseur de gestion de documents. Pour ce niveau d’étude, vous n’avez pas besoin d’être exact dans la définition des étapes du flux de travail (le consultant en gestion documentaire s’en chargera), mais vous devez indiquer chaque flux de travail potentiel dans chaque service. Les éléments ci-dessus sont généralement les parties les plus importantes de l’étude et deviendront les domaines les plus importants à examiner et à comprendre pour le consultant en gestion documentaire et le fournisseur potentiel.

Le questionnaire sur la gestion des documents

Lorsqu’on travaille avec un nouveau client potentiel, on utilise un questionnaire, qui couvre toutes les questions de base que tout consultant en gestion de documents voudra connaître.

N’oubliez pas qu’il s’agit d’une tentative de collecte d’informations de haut niveau qui aiderait quiconque à comprendre vos problèmes de gestion documentaire. Vous pouvez compléter le questionnaire, en fonction de votre situation particulière. Par exemple, vous pouvez avoir une manière spécialisée de rassembler des ensembles de documents (pour les assurances, les prêts bancaires, les soins de santé, etc.), ou vous pouvez avoir une très longue organisation de dossiers/sous-dossiers sur votre disque partagé, ce qui renforce la complexité de cette organisation pour vos systèmes internes.

En fonction de votre situation particulière, le consultant en gestion de documents peut poser des questions qui ne sont pas incluses dans ce questionnaire, développer certaines des questions existantes, ou vouloir approfondir certains aspects de votre activité existante. Par exemple, un consultant en gestion documentaire peut vouloir en savoir plus sur vos systèmes de back-office, comme SAP, Salesforce, Oracle, etc., ou vouloir plus d’informations sur votre calendrier de gestion des documents, et si vous n’en avez pas, ce que cela signifie pour le projet.

Voici quelques conseils sur l’utilisation de ce questionnaire, tirés de plusieurs témoignages de professionnels dans le domaine :

• Le questionnaire doit être envoyé à chaque responsable de service avec des instructions pour travailler avec les superviseurs appropriés ou les experts en la matière lorsqu’ils répondent aux questions.
• Il doit être rempli par chaque département envisagé pour le projet. Certains départements peuvent avoir des « sous-départements » très différents, comme les achats et les contrats ou les comptes fournisseurs et les comptes clients, et ces départements doivent remplir leur propre questionnaire.
• Les gens peuvent ne pas comprendre l’objectif de ce questionnaire, aussi ne l’envoyez pas sans préavis ni explication. Faites précéder le questionnaire d’un court texte sur votre projet de gestion documentaire et sur l’importance de recueillir ces informations.
• Envisagez d’organiser une réunion de lancement pour passer en revue le projet et le questionnaire, et établir la valeur du projet.
• Les gens prendront le temps que vous leur accordez, alors ne leur donnez pas un délai illimité. Prévoyez au moins deux semaines, mais essayez de limiter les prolongations.
• Les gens peuvent ne pas vouloir remplir ce questionnaire, il est donc bon de faire un suivi avec chaque chef d’équipe après environ cinq jours ouvrables.
• Les personnes peuvent ne pas comprendre certaines questions et ne pas y répondre. Soyez prêt à assurer le suivi de toutes les questions posées et à examiner les questionnaires retournés s’ils sont incomplets.
• Une fois le questionnaire terminé, examinez chaque questionnaire et compilez les résultats.
• Envisagez de réunir à nouveau les personnes présentes à la première réunion de lancement pour examiner et discuter des résultats. Cela peut vous fournir des informations surprenantes et intéressantes sur vos problèmes de gestion documentaire.

Comprendre le problème

Bien que le consultant en gestion documentaire puisse vous aider à mieux comprendre vos problèmes et la façon dont ils peuvent être résolus à l’aide d’un système de gestion documentaire, il est utile que vous identifiiez d’abord vos problèmes à un niveau non technique afin de pouvoir les communiquer au consultant. Cela permet au consultant en gestion documentaire d’avoir une longueur d’avance sur les principaux problèmes et, au cours de l’examen, le consultant peut trouver d’autres domaines à prendre en compte. Les questions du questionnaire ci-dessus sont simples et devraient être claires pour la plupart des participants à l’étude. Cependant, vous devez être prêt à travailler avec eux pour répondre à leurs questions et les guider. N’oubliez pas que vous essayez de mieux comprendre vos propres problèmes de gestion de documents et d’être en mesure de les communiquer avec succès à un consultant en gestion de documents. Un article proposé gratuitement par evo, société spécialisée en GED. Voir https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ pour en savoir plus !