Déménagement sécurisé des archives
Vous déménagez votre bureau ?
Les meilleurs conseils en matière de gestion des documents sont révélés. Vous prévoyez de déménager vos bureaux en 2021 ? Tout au long du processus de déménagement, les entreprises risquent de laisser derrière elles ou d’égarer des données sensibles, ce qui peut entraîner des violations de la vie privée et des amendes dévastatrices. Dans ce blog, nous décrivons les étapes que les entreprises doivent suivre pour protéger leurs documents papier et leur informatique/média tout au long du processus de déménagement.
Effectuer un audit de l’information
Un audit de l’information doit être réalisé pour identifier les données que votre entreprise stocke actuellement et la manière dont vous les stockez. Créez un registre des actifs informationnels des données que vous possédez (sous forme électronique et sur papier) et comparez-le à la politique de conservation des documents de l’entreprise pour identifier les données dont vous n’avez plus besoin. À l’avenir, vous pourriez utiliser une plateforme de gestion des dossiers, comme Active Web, pour créer un calendrier de conservation afin de ne pas stocker les fichiers plus longtemps que nécessaire.
Détruisez en toute sécurité les fichiers dont vous n’avez plus besoin
Avant le déménagement, éliminez les fichiers qui ont dépassé leur durée de conservation légale afin de ne pas perdre de temps à emballer et à déballer des documents, sans parler du gaspillage d’espace de stockage dans votre nouveau bureau. Ces fichiers indésirables peuvent contenir des données sensibles. Le moyen le plus fiable de les détruire en toute sécurité est de faire appel à un service de destruction sécurisée. Tout d’abord, des sacs de destruction sécurisés sont livrés à votre bureau. Ensuite, un technicien de déchiquetage sélectionné récupère les sacs remplis et en déchiquette le contenu à l’aide d’une machine de déchiquetage de qualité industrielle. Enfin, vous recevez un certificat de destruction à la fin du processus afin que vous puissiez prouver votre conformité à l’autorité.
Investissez dans le stockage hors site
La location d’un espace de bureau est souvent coûteuse car elle est facturée au pied carré. Le stockage hors site est une solution moins chère et plus sûre. Les caractéristiques suivantes sont intégrées dans un centre d’archives sécurisé pour assurer la protection à long terme de vos fichiers :
- Un périmètre de sécurité externe
- Personnel interne présent 24 heures sur 24
- Détecteurs de mouvement
- Technologie de détection et d’extinction des incendies
- Zones de chargement et de déchargement sécurisées.
Cependant, de nombreuses entreprises craignent que le stockage de leurs fichiers hors site ne signifie qu’elles n’auront pas un accès immédiat à leurs fichiers. Bonne nouvelle – ce n’est pas le cas…
Numérisez vos fichiers actifs
Une installation de stockage hors site dotée d’un service de numérisation professionnel signifie que les documents peuvent être consultés et demandés à tout moment grâce à un système de commande en ligne sécurisé. La technologie des codes-barres permet de suivre vos dossiers et de s’assurer qu’ils sont toujours accessibles à votre demande. Ainsi, au lieu d’utiliser des classeurs sur site pour stocker et retrouver vos informations les plus fréquemment consultées, les fichiers numériques peuvent être consultés et partagés avec les utilisateurs autorisés d’un simple clic de souris. De plus, le service de numérisation de documents se charge de la préparation, de l’indexation et de l’imagerie pour vous. Il s’agit d’une solution sans papier qui élimine les coûts de stockage du papier et rationalise les processus de flux de travail de votre organisation.
Éliminez les actifs informatiques périmés
Réfléchissez à votre stratégie informatique et à la manière dont elle peut être mise en œuvre sur votre nouveau lieu de travail. En planifiant votre déménagement informatique à l’avance, vous éviterez les retards et les perturbations des services. Où stockez-vous vos données et à quel prix ? Effectuez un audit informatique, puis utilisez Active Web pour assurer le suivi de votre matériel informatique et de vos médias sur votre nouveau lieu de travail – un code-barres est attribué à tous les équipements informatiques pour en faciliter le suivi. Faites appel à un service de destruction sécurisé pour détruire tout matériel informatique ou multimédia redondant et non identifiable. Le déménagement de bureaux ne doit pas nécessairement être stressant. Grâce aux conseils de gestion des documents donnés dans ce blog, votre déménagement devrait se dérouler comme sur des roulettes. un article proposé par topdemenagement.ch/geneve-2/
