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Comment embaucher un consultant en gestion de documents

De temps en temps, on  reçoit un appel d’une personne qui veut savoir si je peux l’aider à résoudre son « problème de gestion de documents ». Lorsque je pose des questions de base comme « Quel est le problème ? », la personne hésite et finit par déclarer qu’elle a beaucoup de papier, ou qu’elle a beaucoup de documents, et que les gens ont du mal à trouver les choses. « Alors, combien cela coûterait-il de le réparer ? » En gros, les appelants n’ont pas vraiment réfléchi à ce que leur problème implique, à qui est responsable et à la gravité du problème. Comme je reçois un certain nombre d’appels de ce type, on  suppose que d’autres sociétés de conseil en reçoivent aussi. Voici donc quelques lignes directrices pour vous, les « appelants de la première heure ».

1.Savoir que vous avez un « problème de gestion de documents »

C’est un bon début, mais la Gestion électronique des documents peut signifier beaucoup de choses pour un consultant. Examinez les points suivants :

  • S’agit-il d’un problème de documents papier ?
  • S’agit-il d’un problème de documents électroniques ?
  • Les deux ?

S’agit-il d’acheminer des documents par le biais d’un processus de flux de travail, comme un processus de comptes fournisseurs (AP) ?

S’agit-il d’un problème lié à un système existant ?

Certains consultants sont spécialisés dans les documents papier, les processus de numérisation et le processus global de transfert du document papier et de ses données dans une base de données ou un système. D’autres consultants ne connaissent pas grand-chose à la numérisation mais en savent beaucoup sur les documents et les systèmes électroniques. Pour certains consultants, tout est un processus de flux de travail, qu’il s’agisse de documents papier, de documents électroniques, de formulaires ou d’e-mails. Malheureusement, ce vieil adage, « Si votre seul outil est un marteau, tout ressemble à un clou », s’applique au métier de consultant. Un consultant doit bien connaître les différentes disciplines technologiques, être objectif sans avoir de liens avec les vendeurs et laisser les « exigences découvertes » dicter les solutions possibles. Méfiez-vous de toute personne qui suggère immédiatement une solution : « SharePoint gère tout : numérisation, flux de travail, documents Word, PDF, etc. ».

2. Le « problème des documents »

Il peut prendre un certain temps à être défini correctement. Il peut être simple ou très nuancé et vous mener dans de nombreuses directions. Essayez de considérer votre « problème documentaire » comme le symptôme d’un problème plus important et plus répandu. Bien souvent, on a  constaté que le véritable problème était une mauvaise gestion, un manque de gestion ou une inexpérience de base dans la façon dont les choses fonctionnent et opèrent. Si vous ne résolvez pas le vrai problème, vous ne faites que mettre un pansement sur le symptôme. Un consultant doit avoir l’expérience et les connaissances nécessaires pour débusquer les problèmes sous-jacents et déterminer l’origine du problème. Un système de plus de 200 000 CHF peut s’avérer être un pansement coûteux !

Faire appel à un consultant

Lorsqu’il s’engage, tout consultant, ou la plupart d’entre nous, aimerait évaluer l’effort requis et vous fournir une estimation assez solide de la quantité de travail et des ressources nécessaires, mais on ne peut pas le faire en nous basant sur l’affirmation que vous avez « trop de papier et que les gens ne peuvent rien trouver ». Soyez donc prêt à fournir ce type d’informations :

  • Ce problème/cette étude concerne-t-il l’ensemble de votre entreprise ou un département ?
  • Combien de départements seront impliqués ou auront ce problème (par exemple, comptabilité, ressources humaines, achats, contrats, ingénierie, marketing, ventes, etc.)

Au sein de chaque service, combien de personnes seront (ou peuvent être) impliquées ? Vous avez besoin d’au moins un expert en la matière (SME), et il est bon que certains des employés de chaque service soient présents. On a  souvent constaté, au cours du processus d’entretien, que le chef de service est quelque peu déconnecté de ce qui se passe réellement et vice versa. Le simple fait que les deux personnes parlent ensemble de ce qu’elles font et de la façon dont elles le font apporte des avantages immédiats.

4. Quel type de système utilisez-vous

Que ce soit pour la comptabilité, les ressources humaines, le marketing et les ventes, par exemple ? Deuxièmement, êtes-vous PC ou Apple, ou les deux ? Troisièmement, avez-vous un système de gestion des documents existant ? Quel est-il, et pourquoi ne fonctionne-t-il pas pour vous ?

5. la question à se poser

Une question très importante est : « Quels types de documents papier et électroniques seront inclus dans l’étude, tels que MS Office, PDF, etc. ». Assurez-vous de mentionner et d’inclure les types de documents, comme les dessins d’ingénierie, les photographies, les dessins d’architecture, les formulaires (que vous créez ou achetez) et tout autre élément inhabituel qui pourrait être impliqué dans le « problème ». »

6. La gestion des documents,

Il est également connue sous le nom de gouvernance de l’information, est un domaine qui fera grimper le prix du projet, tant en ce qui concerne le projet de conseil que le système à mettre en œuvre. De nombreuses entreprises qui s’initient à la gestion des documents ne disposent pas d’un calendrier de conservation des documents et d’autres politiques de gouvernance pour gérer les documents une fois qu’ils sont dans le système. L’élaboration d’un calendrier de conservation des documents ou de politiques de gouvernance peut facilement doubler le coût d’un projet de base. Certains consultants tenteront d’utiliser des tactiques de peur, d’incertitude et de doute (FUD) pour vous faire peur et vous faire croire que la gestion des documents est une technologie bien développée et définie. Ce n’est pas le cas. Un grand nombre de professionnels y travaillent depuis plusieurs années maintenant, sans qu’aucune solution claire ne soit en vue. Soyez prudent lorsque vous vous engagez dans les technologies et le conseil en matière de gestion des documents ou de gouvernance. Voir aussi https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents pour en savoir plus !

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